Moderne Architektur im Abendlicht – Projekte, an denen wir arbeiten
Fachgesellschaften · Berufsverbände · Kongresse

Websites für medizinische Fachgesellschaften und Verbände

Von jemandem, der selbst in Gremien sitzt

Eine Fachgesellschaft ist kein Unternehmen. Sie wird ehrenamtlich geführt, ihr Vorstand wechselt, ihre Mitglieder sind zugleich ihr Publikum, und ihre Website muss all das überdauern. Wir bauen Auftritte, die auch nach dem dritten Vorstandswechsel noch gepflegt werden können.

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Auftritte, die den Vorstandswechsel überstehen

Websites von Fachgesellschaften scheitern selten am Design. Sie scheitern daran, dass die Person, die sie betreut hat, ihr Amt abgibt. Dann weiß niemand mehr, wo die Zugangsdaten liegen oder wie man einen Tagungstermin einträgt. Zwei Jahre später steht dort noch das Programm des vorletzten Kongresses. Diesen Verlauf haben wir oft genug gesehen, um ihn von vornherein einzuplanen.

Unsere Antwort besteht aus zwei Teilen. Erstens einer Pflegeoberfläche, die jemand ohne Vorkenntnisse bedienen kann. Zweitens Automatik überall dort, wo sonst Handarbeit anfiele: Termine mit Ablaufdatum blenden sich selbst aus, Anmeldungen schließen zum Stichtag, ausgelaufene Ankündigungen verschwinden. Was niemand pflegen muss, veraltet auch nicht.

Inhaltlich müssen wir uns das Feld nicht erklären lassen. Der Inhaber ist approbierter Zahnarzt und Mitglied in fünf Fachgesellschaften: DGZMK, DGET, DGPZM, DGR²Z und GMDS. Er sitzt im Beirat der Bundesvereinigung der Zahnmedizinstudenten in Deutschland und hat auf einer Jahrestagung wissenschaftlich vorgetragen. Wie ein Verband arbeitet, welche Rolle Fortbildungspunkte spielen und warum ein Abstract-Verfahren ausgerechnet zum Einreichungsschluss stabil laufen muss, kennt er aus eigener Anschauung.

Wir arbeiten bundesweit. Zu Vorstandssitzungen und Tagungen reisen wir an, die laufende Abstimmung läuft per Videokonferenz. Bei ehrenamtlichen Gremien mit Mitgliedern in ganz Deutschland ist das ohnehin der Normalfall.

Leistungen

Was ein Verbandsauftritt braucht

Module, die sich einzeln oder gemeinsam umsetzen lassen, je nachdem, was die Gesellschaft heute trägt und was sie in fünf Jahren tragen soll.

Geschlossener Mitgliederbereich

Zugang für Mitglieder mit Rollen für Vorstand, Beirat und Geschäftsstelle: Protokolle, Leitlinien, Rundschreiben und Abstimmungsunterlagen an einem Ort statt in Mailanhängen.

Tagungen und Kongresse

Programm, Referenten, Anmeldung mit Frühbucherstufen, Abstract-Einreichung und Teilnehmerverwaltung. Fristen laufen automatisch ab, damit zum Einreichungsschluss niemand nachts etwas abschalten muss.

Fortbildungen und Punkte

Übersicht der Veranstaltungen mit Fortbildungspunkten, Anmeldung und automatisierter Teilnahmebestätigung, für viele Gesellschaften der Hauptgrund, warum Mitglieder die Seite überhaupt aufrufen.

Mitgliederverwaltung und Beitritt

Online-Beitrittsantrag mit sauberer Datenerfassung, Beitragsstufen und Übergabe an die Geschäftsstelle. Wo vorhanden, binden wir die bestehende Mitgliederdatenbank an, statt eine zweite aufzubauen.

Leitlinien und Publikationen

Strukturierte Ablage für Stellungnahmen, Leitlinien und Positionspapiere – durchsuchbar, versioniert und zitierfähig, mit stabilen Adressen, die auch nach Jahren noch funktionieren.

Rundschreiben und Newsletter

Mitteilungen an die Mitgliedschaft aus derselben Oberfläche heraus, in der auch die Website gepflegt wird: Empfängergruppen nach Status, dokumentierte Einwilligungen, Abmeldung mit einem Klick. So bleibt der Verteiler rechtssicher und aktuell.

Pflege ohne Vorkenntnisse

Eine Redaktionsoberfläche, die ein ehrenamtlicher Vorstand bedienen kann, dazu eine Einweisung, die so lange läuft, bis es sitzt, und eine schriftliche Anleitung für die Amtsnachfolge.

Rechtsrahmen

Wovon Verbandsauftritte betroffen sind

Ein eingetragener Verein hat andere Pflichten als eine Praxis, und bei medizinischen Inhalten kommen die Regeln des Heilberufsrechts hinzu.

Vereinsrechtliche Pflichtangaben

Ins Impressum gehören Vereinsname, Sitz, Registergericht und Registernummer sowie die Vertretungsberechtigten nach § 26 BGB. Nach jeder Vorstandswahl muss das nachgeführt werden. Ein Punkt, der regelmäßig übersehen wird.

Mitgliederdaten und DSGVO

Mitgliederverzeichnisse, Teilnehmerlisten und Beitragsdaten sind personenbezogene Daten mit klaren Löschfristen. Ein geschlossener Bereich braucht Zugriffskonzept, Protokollierung und ein Verarbeitungsverzeichnis, das den tatsächlichen Datenfluss abbildet.

Sponsoring und Transparenz

Beiträge von Industriepartnern müssen als solche erkennbar sein. Für medizinische Fachgesellschaften ist das mehr als eine Formalie: Intransparente Sponsorendarstellung beschädigt die Glaubwürdigkeit fachlicher Aussagen unmittelbar.

Heilmittelwerbegesetz bei Fachinhalten

Auch Fachgesellschaften veröffentlichen Aussagen über Behandlungen. Richten sich diese an Laien, greift das HWG. Wir trennen deshalb Fach- und Publikumsbereich sauber, statt beides in einen Topf zu werfen.

Barrierefreiheit

Seit Juni 2025 fallen zunehmend auch Anmeldestrecken und digitale Angebote unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Für einen Verband, der Inklusion vertritt, ist das ohnehin eine Frage der Glaubwürdigkeit.

Urheberrecht bei Vorträgen

Folien, Abstracts und Aufzeichnungen gehören den Vortragenden. Wir richten die Einreichungs- und Veröffentlichungsstrecke so ein, dass die Rechteeinräumung dokumentiert ist, bevor etwas online geht.

Qualifikation

Gremienarbeit aus eigener Erfahrung

Nachprüfbare Angaben. Die Mitgliedschaften und Ämter stehen im Lebenslauf des Inhabers.

Mitglied in fünf Fachgesellschaften
DGZMK (Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde), DGET (Endodontologie), DGPZM (Präventive Zahnmedizin), DGR²Z (Restaurative Zahnerhaltung) und GMDS (Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie).
Beirat einer Bundesvereinigung
Mitglied des Beirats der Bundesvereinigung der Zahnmedizinstudenten in Deutschland e. V. – Verbandsarbeit, Gremiensitzungen und Amtsübergaben sind damit vertrautes Terrain, nicht Theorie.
Vorträge auf Jahrestagungen
Wissenschaftlicher Vortrag auf der 10. DGET-Jahrestagung in Berlin, Beitrag auf der DGPARO-Jahrestagung. Wie ein Tagungsprogramm entsteht und woran Einreichungsverfahren scheitern, ist aus der Teilnehmerseite bekannt.
Sieben Publikationen
Veröffentlichungen unter anderem im Journal of Dentistry, in PLOS ONE, im International Journal of Dental Hygiene und bei Springer Nature. Fachliche Inhalte lassen sich auf dem Niveau besprechen, auf dem Ihre Mitglieder sie schreiben.
Erfahrung im Ehrenamt
Gründer der ehrenamtlichen Organisation „StudyInKiel", Vorsitzender einer Hochschulgruppe und Stipendiat der Friedrich-Ebert-Stiftung. Wie ehrenamtliche Strukturen arbeiten, und woran sie scheitern – ist gelebte Erfahrung.
Systeme für Forschungsdaten
Fünf entwickelte Datenmanagementsysteme für klinische Studien mit bis zu 2.560 Parametern je Patient. Für Register, Umfragen und Erhebungen einer Fachgesellschaft ist das die passende technische Grundlage.

Ablauf

Wie wir mit Gremien arbeiten

Ehrenamtliche Vorstände haben wenig Zeit und tagen selten. Der Ablauf ist deshalb auf wenige, gut vorbereitete Entscheidungspunkte ausgelegt.

  1. 01

    Aufnahme und Zielklärung

    Was leistet der bestehende Auftritt, was fehlt, und welche Aufgaben soll er dem Vorstand künftig abnehmen? Am Ende steht eine Vorlage, die im Gremium entscheidungsfähig ist.

  2. 02

    Trennung der Publika

    Mitglieder, Fachöffentlichkeit und interessierte Laien brauchen unterschiedliche Wege. Diese Trennung legen wir fest, bevor gestaltet wird. Sie ist zugleich die Antwort auf die HWG-Frage.

  3. 03

    Auswahl der Funktionen

    Mitgliederbereich, Tagungsanmeldung, Fortbildungsübersicht, Leitlinienablage: Wir empfehlen, womit begonnen wird und was später ergänzt werden kann, ohne den Auftritt neu zu bauen.

  4. 04

    Übernahme und Aufbereitung

    Bestehende Dokumente, Leitlinien und Archivbestände werden übernommen, strukturiert und mit stabilen Adressen versehen – Zitate aus Publikationen sollen auch in zehn Jahren noch zum Ziel führen.

  5. 05

    Entwicklung und Automatik

    Handcodierte Umsetzung mit ablaufenden Terminen, Anmeldefristen und Rollenkonzept. Barrierefreiheit und Datenschutz sind Teil der Umsetzung, keine Zusatzposition.

  6. 06

    Schulung und Amtsnachfolge

    Einweisung des Vorstands bis zum sicheren Umgang, dazu eine schriftliche Anleitung und eine dokumentierte Zugangsverwaltung. Damit die nächste Amtsperiode nicht bei null beginnt.

Die sechs Etappen Bestandsaufnahme, Struktur, Module, Inhalte, Umsetzung und Übergabe führen zum fertigen Verbandsauftritt.01BESTAND02STRUKTUR03MODULE04INHALTE05UMSETZUNG06ÜBERGABEIHRVERBAND

Referenz

Aus der Verbandsarbeit

Ein Beispiel für einen Auftritt, der Mitgliederinformation, Termine und Beitritt zusammenführt.

Startseite der Vereinigung Kieler Zahnärzte e. V. mit Terminen und Mitgliedsbereich
Berufsverband · ZahnmedizinVereinigung Kieler Zahnärzte e. V.Auftritt für eine zahnärztliche Vereinigung: Termine, Vorstand, Informationen zur Mitgliedschaft und laufende Verbandsarbeit in einer Struktur, die ehrenamtlich pflegbar bleibt.
Weitere Ansicht des Webauftritts der Vereinigung Kieler Zahnärzte e. V.
Termine & MitgliedschaftTermine, die sich selbst pflegenVeranstaltungen mit Ablaufdatum blenden sich nach dem Termin automatisch aus, kein veraltetes Programm nach dem Vorstandswechsel.

Häufige Fragen

FAQ Verbandswebsite

Was kostet der Webauftritt einer Fachgesellschaft?

Ein überschaubarer Verbandsauftritt mit Terminen, Vorstand und Beitrittsformular liegt meist zwischen 4.900 und 8.900 € netto. Kommen geschlossener Mitgliederbereich, Tagungsanmeldung mit Abstract-Einreichung und Fortbildungsverwaltung hinzu, bewegt sich das Projekt im fünfstelligen Bereich. Weil viele Gesellschaften mit Beitragsmitteln arbeiten, kalkulieren wir modular: Was jetzt nicht nötig ist, lässt sich später ergänzen, ohne neu zu bauen.

Unsere Website wird ehrenamtlich betreut. Was passiert bei einem Vorstandswechsel?

Genau darauf legen wir das Projekt aus. Die Pflegeoberfläche ist ohne Vorkenntnisse bedienbar, Termine und Ankündigungen laufen automatisch ab, und zur Übergabe gehören eine schriftliche Anleitung sowie eine dokumentierte Zugangsverwaltung. Zusätzlich können wir die technische Betreuung dauerhaft übernehmen. Dann bleibt die Kontinuität unabhängig davon, wer gerade im Amt ist.

Können Sie unsere Jahrestagung mit abbilden?

Ja: Programm, Referenten, Anmeldung mit Frühbucherstufen, Abstract-Einreichung mit Begutachtung und Teilnehmerverwaltung. Wichtig ist uns die Fristenlogik – Einreichungsschluss und Anmeldestufen schalten automatisch, damit niemand zum Stichtag manuell eingreifen muss. Wiederkehrende Tagungen legen wir so an, dass der nächste Jahrgang kopiert statt neu erstellt wird.

Wie gehen Sie mit dem Mitgliederbereich und Datenschutz um?

Der geschlossene Bereich bekommt ein Rollenkonzept – Mitglied, Beirat, Vorstand, Geschäftsstelle –, protokollierte Zugriffe und klare Löschfristen für ausgetretene Mitglieder. Gehostet wird in Deutschland. Wo bereits eine Mitgliederdatenbank existiert, binden wir diese an, statt einen zweiten Datenbestand aufzubauen, der auseinanderlaufen würde.

Arbeiten Sie bundesweit?

Ja, diese Seite ist bewusst nicht auf eine Stadt bezogen. Fachgesellschaften und Berufsverbände haben Mitglieder in ganz Deutschland, ihre Gremien tagen ohnehin verteilt. Die laufende Abstimmung läuft per Videokonferenz, zu Vorstandssitzungen und Tagungen reisen wir an.

Warum sollten wir eine Agentur mit medizinischem Hintergrund wählen?

Weil Ihre Inhalte fachlich sind und Ihre Mitglieder Fachleute. Leitlinien, Stellungnahmen und Tagungsbeiträge müssen korrekt eingeordnet werden, und die Trennung zwischen Fachinformation und laienverständlicher Darstellung ist zugleich eine rechtliche Frage nach dem HWG. Der Inhaber ist approbierter Zahnarzt, Mitglied in fünf Fachgesellschaften und sitzt selbst im Beirat einer Bundesvereinigung. Diesen Kontext muss Ihnen niemand erklären.

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